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3 min
26/02/2019

Comment le télétravail réinvente les espaces de travail

Avec le développement du télétravail, le bureau change du tout au tout. D’un plateau juxtaposant les postes de travail individuels, il devient un espace collectif et collaboratif. Grégoire Le Gall, Directeur de Projets au sein du Département Conseil de Tétris, un des principaux aménageurs de bureaux en France, revient sur la façon dont les bureaux se réinventent avec l’accélération du travail à distance.

Comment le télétravail modifie l’aménagement des bureaux ?

Un premier constat d’abord : la plupart des projets qui nous sont confiés implique désormais de prendre en compte le télétravail dans l’aménagement des espaces. Les impacts sont importants. Le bureau devient un lieu qui doit favoriser les échanges, un lieu d’intelligence collective. En conséquence, les espaces collaboratifs fleurissent : espaces de réunion formels et informels, espaces projet, espaces de créativité et de brainstorming…

Et comment cela se traduit concrètement ?

Aujourd’hui, nous faisons cohabiter des espaces collaboratifs formels très équipés avec des espaces informels plus atypiques. Dans les espaces projets et salles de créativité, on ne trouve plus d’assises traditionnelles mais du mobilier facilement déplaçable. On s’y retrouve, on écrit sur les murs, les cloisons, on projette des choses… Ce que nous voyons par ailleurs se développer actuellement, ce sont des salles de visual management. Quand les collaborateurs reviennent sur site, ils peuvent y retrouver toutes les informations sur leurs projets en cours. Ce sont les salles Obeya, par exemple, qui se déploient notamment chez des industriels et permettent le suivi d’indicateurs à partir de murs veleda ou de post its. Elles prennent désormais la forme de salles digitales équipées d’écrans tactiles. Il suffit de rentrer l’identifiant d’un projet afin d’afficher l’ensemble des données du projet. Une même salle peut ainsi servir à plusieurs équipes. Cela permet aussi de faire du travail collaboratif à distance puisqu’il est possible aux travailleurs nomades de suivre en direct tout ce qui se passe dans la salle.

Quelles sont les autres conséquences du télétravail sur les espaces de travail ?

A partir du moment où les salariés disposent d’outils informatiques qui leur permettent de travailler depuis leur domicile, il faut que le lieu de travail devienne le plus attractif possible. Par conséquent, nous travaillons énormément sur l’ambiance du bureau, l’univers qu’il propose, mais aussi sur les services proposés, des services matériels (restauration, sport, conciergerie…) ou digitaux (applications pour réserver des places de parking, des salles de réunion…). Aujourd’hui, on constate une forte demande pour sortir de la monotonie des bureaux. Les entreprises demandent plus d’espaces informels, de couleurs, de nature, d’espaces extérieurs valorisés, des jeux avec les matériaux… Les grands groupes vont jusqu’à chercher de l’inspiration du côté des startups pour casser les codes. Car ils ont désormais conscience du pouvoir d’attractivité des espaces de travail devenus un facteur important pour retenir les talents.  

Le télétravail accélère-t-il le développement du Flex Office?

Le home working entraîne en effet une réflexion quant aux postes de travail non attribués dans les locaux de l’entreprise. Le partage de bureaux devient un élément important car il permet d’optimiser l’espace. Si sur une équipe de 50 personnes, il n’y a jamais plus de 30 ou de 40 personnes dans l’espace simultanément, mieux vaut alors utiliser l’espace inutilisé pour en faire un espace d’échange. Les entreprises sont donc nombreuses à passer au Flex Office. Mais celui-ci se fait en général avec une approche collective : chaque poste n’est plus attribué à une personne mais à une équipe ce qui renforce la cohésion et fait émerger de nouvelles pratiques. Alors que certains redoutent une dépersonnalisation des bureaux, ce que nous voyons en réalité, c’est une reprise en main des espaces de travail à un niveau collectif. Le bureau cesse d’être une extension du domicile d’une personne pour devenir un territoire collectif. Nous concevons donc des espaces évolutifs qui permettent à chaque équipe d’y apporter les caractéristiques liées à son identité et à son métier.

Le télétravail conduit-il également à un éclatement géographique des sites de bureaux ?

Avec le télétravail, l’entreprise passe d’un management présentiel à un management du résultat. Conséquence : le lieu d’où travaille le salarié importe beaucoup moins. Les collaborateurs investissent donc tous les espaces à leur disposition. Certaines entreprises vont même jusqu’à louer des espaces de coworking à l’extérieur de leurs locaux pour leurs collaborateurs. Les grands groupes réfléchissent également à l’accueil des nomades sur leurs sites excentrés. Les télétravailleurs ont ainsi la possibilité de se rendre sur des sites satellites qui se trouvent par exemple en régions. Dans ces situations, en tant qu’aménageurs, nous définissons une charte qui s’applique sur les différents sites du groupe et qui prévoit tout ce qu’il faut pour accueillir ces travailleurs nomades.

Le changement créé souvent des mécontentements. Avec votre expérience, quel conseil donneriez-vous pour qu’un projet de réaménagement soit un succès auprès des équipes ?

Le manager a un rôle clef à jouer dans l’appropriation que les collaborateurs vont se faire des espaces. Ils doivent se sentir légitimes à expérimenter, à prendre possession de leur espace de travail. L’adhésion du management en amont est indispensable, toute comme la communication pour expliquer les nouvelles règles du jeu.  

Pour finir, quels sont les impacts de ces évolutions sur votre propre métier ?

Il y en a plusieurs. Tout d’abord, nous consacrons toujours plus de temps pour travailler les concepts architecturaux. Nous cherchons pour chaque immeuble dont nous nous occupons à trouver un fil rouge qui fasse le lien entre les différents espaces. Notre travail repose plus que jamais sur une capacité à capter l’ADN de l’entreprise pour la traduire en termes en design et la déployer dans ses locaux. Ensuite, c’est l’étude toujours plus fine des métiers et des profils au sein même des entreprises pour proposer des solutions d’aménagement qui viennent en support des modes de travail de chaque métier. Enfin, il est indispensable de prendre en compte les changements des modes de management pour accompagner les équipes de nos clients dans l’appropriation de leurs nouveaux espaces et modes de travail.

Retrouvez les enseignements clés de l’étude télétravail

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