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Les 5 clefs d’un déménagement réussi

S’il constitue la promesse d’un gain d’efficacité et de performance pour l’entreprise, le déménagement s’avère souvent anxiogène pour les collaborateurs qui y voient d’abord une menace à l’équilibre de leur organisation de vie, professionnelle et personnelle. Quelques conseils pour gérer au mieux ce moment clef.

1. Informer et rassurer les collaborateurs

Un déménagement requiert en moyenne 1 à 6 mois de préparation, selon la taille de l’entreprise, la distance séparant les nouveaux locaux des anciens et les effectifs à déplacer. Un délai largement suffisant pour que s’installent rumeurs et bruits de couloirs en tous genres. Ainsi et bien que l’obligation légale d’information ne concerne, dans un premier temps, que les instances représentatives du personnel, mieux vaut informer les collaborateurs en amont. Une présentation détaillée du projet, l’organisation d’une visite des futurs locaux, la mise en place d’une information régulière sur l’avancée des travaux, via une newsletter ou un site intranet dédié assorti de plans et photos, voire l’installation d’un stand physique dans le hall d’accueil de l’entreprise permettront aux salariés de se préparer aux changements à venir.

2.  Établir un diagnostic précis des objectifs et des besoins collectifs et individuels

Au-delà des aspects purement immobiliers, le déménagement d’une entreprise est aussi l’occasion de repenser l’organisation du travail afin de favoriser les collaborations et les synergies internes. Établir un diagnostic précis de l’existant, définir les objectifs visés et recueillir les attentes du personnel constituent les meilleurs gages de réussite du projet. La consultation des salariés est aussi l’opportunité d’identifier les résistances et de lever les points de blocage : allongement du trajet domicile/travail, problèmes de garde des enfants… Les responsables de l’entreprise ont tout intérêt à les prendre en  considération et à proposer des solutions individuelles ou collectives.

3.  Préférer une démarche participative

Un déménagement génère presque toujours des inquiétudes. C’est pourquoi il est essentiel de mettre en œuvre une véritable politique de conduite de changements associant managers, responsables des ressources humaines, des services généraux et communicants en laissant une large place à la pédagogie et à l’accompagnement des salariés. La consultation et l’implication des collaborateurs dans certaines prises de décisions (choix du mobilier, des couleurs…) peuvent également favoriser l’acceptation du projet, à condition toutefois de bien délimiter les champs possibles de négociation pour éviter tout risque de frustration ultérieure.

4.  Assurer une véritable plus-value

Quels que soient les objectifs du déménagement (réduction des coûts de l’immobilier, réorganisation de l’entreprise, accueil d’une nouvelle structure au sein du groupe…), il est impératif d’essayer d’en atténuer les contraintes. La mise en place de nouveaux services tels que le covoiturage, la mise en place d’une conciergerie, des salles de repos ou de sport, des espaces de restauration et de convivialité… ou l’instauration du télétravail, peuvent contribuer à compenser les désagréments causés par un éloignement géographique tout en remobilisant les équipes.

5.  Accueillir

Les premières impressions étant souvent décisives, il convient de faciliter au maximum l’appropriation par les salariés de leurs nouveaux espaces et de leur nouvel environnement. La rédaction d’un livret d’accueil, l’organisation d’une visite collective ou d’un petit déjeuner de bienvenue sont autant de moyens d’aider les collaborateurs à investir sereinement les lieux.

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