Article
4 min

Aménager l’espace de travail pour mieux travailler ensemble  

Comment concilier innovation, efficacité et qualité de vie au travail ? Une question au cœur des débats du Club Santé et Qualité de vie au travail, lieu de prospective et de dissémination des bonnes pratiques, créé en 2015 par Malakoff Médéric et l’OSI (Observatoire Social international). Le 4 octobre dernier, le Club s’est réuni pour étudier les bonnes pratiques de deux grandes entreprises innovantes en matière d’aménagement des espaces de travail, « Les Dunes » de la Société Générale à Val-de-Fontenay et les locaux d’EDF à Levallois-Perret. Synthèse en 5 principes clés.

Principe 1 : les espaces de travail s’adaptent aux besoins des collaborateurs

Fini l’ère du bureau fixe et fermé, mais oublié aussi l’open-space bruyant. L’espace de travail devient flexible. Il comprend des « zones » dédiées à différentes activités : zones de travail ouvertes où l’on travaille en échangeant avec ses collègues, zones « silencieuses » pour une meilleure concentration, salle de réunions modulables, casiers nominatifs et même zones de loisirs et de détente. L’espace de travail est continuellement en évolution dans la journée et selon les jours de la semaine : les postes de travail sont occupés par des personnes différentes. Les travailleurs s’organisent entre eux selon la configuration idéale du moment, en se déplaçant avec leurs ordinateurs portables.

 Principe 2 : Un espace de travail flexible s’envisage avec un temps de présence flexible

140
collaborateurs
concernés par le projet EquilibreS d'EDF
A EDF, les 140 collaborateurs concernés par le projet EquilibreS sur le site Carré Vert à Levallois-Perret ont tous la possibilité de gérer leur agenda quotidien de manière autonome et de travailler à distance un à deux jours par semaine. Il en est de même pour les équipes de la Société Générale travaillant dans le nouveau technopôle de la banque à Val-de-Fontenay. Depuis Septembre 2016, « Les Dunes » abritent 5000 collaborateurs, dont une majorité venue de la Défense.

L’aménagement des lieux a été entièrement étudié selon les règles du « Flex office » : espace flexible, temps de travail flexible, organisation flexible.

Principe 3 : des outils de travail performants et maîtrisés contribuent au confort de travail

Améliorer le confort de travail des collaborateurs et les formes de travail collaboratif, c’est aussi leur fournir des outils numériques performants : Wifi généralisé, ordinateurs portables de qualité, grands écrans, applications digitales de partage de documents, avec la formation correspondante..

A la Société Générale, une application dédiée a été développée par les équipes internes, « Mybuilding ». Celle-ci permet aux collaborateurs de savoir quels bureaux sont libres dans les espaces de travail, d’avoir accès à la domotique (température, stores), de réserver des salles de réunion ou de connaître en temps réel l’affluence à la cantine. Il est même possible de géo localiser un collègue dans le bâtiment, avec son accord bien sûr.

Principe 4 : les salariés doivent être associés à la transformation

Aménager l’espace de travail, à l’ère du télétravail et de la mobilité, cela revient à comprendre pourquoi les collaborateurs viennent « au bureau » ?
Jean-Baptise Obeniche, responsable du Pôle Innovation Diversité et Performance au Travail à EDF, a résumé ainsi la démarche EquilibreS : « Aménager l’espace de travail, à l’ère du télétravail et de la mobilité, cela revient à comprendre pourquoi les collaborateurs viennent « au bureau » ? ». Il est essentiel de chercher la réponse auprès des salariés eux-mêmes. À la Société Générale ou à EDF, les équipes concernées par les nouveaux espaces de travail ont participé bien en gguinand@medef.fr) et Lucie Togni (ltogni@medef.fr)amont à la réflexion et aux décisions concernant le mobilier de bureau, l’aménagement des espaces de détente ou encore les règles de vie commune.

Les résistances et les inquiétudes ont ainsi pu être levées. A EDF, une enquête BVA a montré que 70% des « utilisateurs » recommanderaient ce nouvel environnement.

Principe 5 : … et les managers aussi !

Il ne faut pas sous-estimer les difficultés à transformer un espace de travail « traditionnel » en espace de travail flexible et ouvert. Selon Olivier Bieber, directeur projet responsable du déménagement de la DSI de la Société Générale dans le nouveau technopôle, « pour réussir, il faut associer et convaincre les lignes managériales ». Ces nouveaux espaces de travail peuvent signifier pour certains managers une perte d’avantages (bureau personnel, aménagement personnalisé…) ainsi qu’une perte de contrôle des équipes. Mais c’est bien là l’enjeu : favoriser une entreprise moins hiérarchisée, plus réactive et où chaque collaborateur se sent à la fois autonome et partie prenante. Un an après, huit managers sur dix indiquent avoir fait évoluer leur pratiques de travail.

Crédit photos : EDF _ Projet EquilibreS sur le site Carré Vert à Levallois-Perret

Notre newsletter
Recevez tous les mois l'actualité du comptoir mm dans votre boîte mail.

Cette Newsletter est éditée par l'Association de Moyens Assurances (AMA) : Association régie par la loi du 1er juillet 1901 - 21 rue Laffitte 75317 Paris cedex 09 - Tél. : 01 56 03 34 56 Siret : 812 986 289 00013 - N° Orias : 16000160.
En application à la loi Informatique et Libertés n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée par la loi du 6 août 2004, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification et, le cas échéant, de suppression de toute information vous concernant figurant dans nos fichiers, en vous adressant à : sgil.assurance@malakoffmederic.com ou à Malakoff Médéric- Pôle Informatique et Libertés Assurance - 21 rue Laffitte - 75317 Paris Cedex 9.