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Flexibilité et agilité : les nouveaux mots clés de l’organisation

Le Flex office, organisation prônant la disparition des bureaux attribués au profit d’espaces collectifs diversifiés, a le vent en poupe. Son objectif ? S’adapter à la digitalisation de l’entreprise et au nomadisme croissant des salariés, favoriser les modes de travail collaboratifs et … réduire les coûts de l’immobilier.  Illustration et visite guidée avec 4 grands groupes récemment convertis.

Danone : entre tradition et flexibilité

Achevée en mai 2016, la restructuration du siège mondial de Danone visait à accompagner le troisième volet du Plan stratégique 2020, destiné à adopter une organisation « collaborative et agile (…) pour générer plus de collaboration, de synergies et d’efficacité ». Le projet, conçu après une large consultation des salariés, a consisté en un modèle hybride associant, dans chacun des six étages de l’immeuble, espaces « résidentiels » pour les collaborateurs sédentaires et espaces « collaboratifs » pour les travailleurs nomades et la réception des visiteurs. Les premiers dits « villages » se composent de petits open spaces équipés de bureaux mobiles permettant des configurations modulables au gré des besoins et des projets de travail. Les seconds mêlent salles de réunion, coins salon, espaces repas, alcôves, salles de silence ou de créativité. Partout une décoration chaleureuse contribue au sentiment de confort et de bien être. Cette reconfiguration, rendue possible par une réduction de 40 % du nombre de postes de travail, s’est accompagnée de la mise en place de règles strictes : interdiction de privatiser une salle plus de 4 heures, obligation de libérer sa table au delà de 15 minutes d’absence… Après quelques mois d’expérimentation, l’abandon des bureaux attitrés semble avoir fait l’unanimité. Pour preuve, parmi les 200 assistantes, seules autorisées à choisir un bureau fixe, une majorité a préféré décliner l’offre.

BETC : une mobilité hautement digitalisée

Depuis le début de l’été 2016, l’agence de publicité BETC a installé ses quartiers dans les anciens bâtiments industriels des Magasins Généraux à Pantin, sur les berges du Canal de l’Ourcq. Après de longs mois de rénovation, les bâtiments de béton et de verre ont été percés de jardins et patios et largement ouverts sur la ville. Le rez-de-chaussée, entièrement dédié aux services avec l’installation de plusieurs cafés, d’un restaurant, d’un supermarché et d’un espace d’exposition est d’ailleurs entièrement accessible au public. Les étages supérieurs sont réservés aux espaces de réunion et aux postes de travail qui, contrairement aux règes classiques du Flex Office, sont ici deux fois plus nombreux que le nombre de collaborateurs. Pour faciliter le repérage des salariés sur le site, tous ont été équipés de téléphones mobiles professionnels faisant office à la fois de badges d’accès et d’outils de géolocalisation. S’y ajoutent également des applications de réservation de salles et de messagerie interne. Balançant entre lieu de vie et de travail, espaces de travail individuel et collectifs, liberté et connexion permanente, ces nouveaux locaux ne devraient pas manquer de retenir et d’attirer les talents de la génération Y. C’est en tout cas l’objectif affiché par les dirigeants de l’Agence.

Engie : un projet co-construit à valeur d’exemple

Convaincu que l’exemplarité vaut tous les discours, le Directeur de la Direction des Ressources Humaines Groupe d’Engie a choisi de commencer l’expérimentation du Flex Office avec les 200 salariés de sa direction. Le projet a été entièrement co-construit avec les collaborateurs concernés et s’est articulé autour de quatre piliers : l’organisation de l’espace et le design, l’adaptation des outils et process à l’évolution du contexte professionnel, l’accompagnement au changement et la mesure de l’efficacité du projet et de la satisfaction des collaborateurs. Du découpage à l’équipement des espaces, toutes les décisions ont été discutées et validées par les salariés à l’issue de groupes de travail et d’ateliers. Après une étude préalable évaluant le degré d’occupation des  postes de travail à 50%, le taux de partage des bureaux a, par exemple, été  fixé à 85% (85 postes pour 100 salariés). Les mètres carrés ainsi libérés ont permis de gagner en modularité et en confort tout en optimisant l’espace. Pour preuve, la capacité d’accueil de l’étage réservé à la Directions des Ressources Humaines est désormais supérieure de 40% à celle des autres étages.

Société Générale : une ville dans la ville

Pharaonique, le projet immobilier retenu par la Société Générale pour accompagner sa transformation digitale a donné lieu à la création à Val de Fontenay, dans le Val de Marne, d’une véritable ville dans la ville. Pensé pour et avec les futurs occupants, le campus « Les Dunes » est constitué de cinq bâtiments reliés entre eux par une vaste rue réunissant espaces de restauration, agence bancaire, kiosque à musique… tandis qu’un « Plateau » de 1000 m2 est réservé à l’accueil de start ups, internes et externes. Bien qu’ayant acté la disparition complète des bureaux individuels, y compris pour les dirigeants, la Société Générale a pris le parti de conserver autant de postes de travail que d’utilisateurs tout en multipliant les espaces collectifs. En outre et pour palier les contraintes liées à l’éloignement géographique, le télétravail est désormais autorisé à raison de deux jours par semaine maximum. Le projet a fait l’objet d’une vaste politique d’accompagnement, portée par la Direction des Ressources Humaines. Des rencontres hebdomadaires ont notamment été organisées réunissant salariés, managers et coachs afin de recueillir les retours d’expérience et de bâtir de nouvelles règles de vie commune. S’il est encore prématuré d’évaluer les améliorations apportées  à la qualité de vie au travail et à la performance collective, la rentabilité financière du projet est, quant à elle, déjà avérée : le coût global du mètre carré à l’année des locaux de la Société Générale est passé de 11 000 à 7000 euros.


9% de salariés ne disposait plus de bureau personnel en 2015.

Source : baromètre annuel d’Actineo/CSA,

 

 

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